Inhaltsübersicht
1 Allgemeines
Die Informationen zur elektronischen Patientenakte (ePA) nach § 343 SGB V sind im Abschnitt 6 auf dieser Webseite ausführlich beschrieben.
1.5 Allgemeines zur Datenverarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Versicherten, soweit dies zur Bereitstellung bzw. Nutzung einer funktionsfähigen ePA erforderlich ist. Sofern die Verarbeitung personenbezogener Daten unserer Versicherten auf der Grundlage einer Einwilligung geschieht, erfolgt dies aufgrund einer dahingehenden gesetzlichen Verpflichtung aus dem SGB V. Eine Bereitstellung der ePA für unsere Versicherten ohne deren Einwilligung ist gesetzlich nicht zugelassen.
Die Nutzung der ePA ist für unsere Versicherten gleichwohl freiwillig. Unseren Versicherten entsteht kein Nachteil, sofern sie sich gegen die Nutzung der ePA entscheiden.
1.6 Einbindung von Dritten
Wir geben Daten unserer Versicherten grundsätzlich nicht an Dritte weiter. Wir setzen gleichwohl verschiedene technische Dienstleister ein, um unseren Versicherten die ePA bereitstellen zu können. In diesem Zusammenhang kann es vorkommen, dass ein solcher technischer Dienstleister Kenntnis von personenbezogenen Daten erhält. Wir wählen diese Dienstleister sorgfältig aus und treffen alle datenschutzrechtlich erforderlichen Maßnahmen für eine zulässige Datenverarbeitung.
1.8 Betroffenenrechte
Unsere Versicherten haben das Recht auf Auskunft über die sie betreffenden personenbezogenen Daten. Diesbezüglich können sich unsere Versicherten jederzeit an uns wenden.
Unsere Versicherten haben das Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit ihnen dieses Recht gesetzlich zusteht.
Unsere Versicherten haben ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.
Unsere Versicherten haben ein Recht auf Datenübertragbarkeit im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.
1.9 Löschung von Daten
Wir löschen die ePA unseres Versicherten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um die ePA für unsere Versicherten weiterhin bereitstellen zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.
1.12 Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung
Unseren Versicherten steht das Recht zu, ihre datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärungen jederzeit zu widerrufen. Der Widerruf kann wie folgt erklärt werden: Gegenüber der Krankenkasse jederzeit schriftlich, oder auf elektronischem Weg über die ePA-App ohne Angabe von Gründen.
Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
2 Bereitstellung der ePA
2.1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Nach Erteilung der ausdrücklichen Einwilligung unseres Versicherten legen wir eine individuelle und ausschließlich von unserem Versicherten verwendete, elektronische Patientenakte (ePA) an, welche unser Versicherter eigenständig souverän und autonom verwalten und verwenden kann.
Bei der Bereitstellung der ePA werden folgende personenbezogene Daten unseres Versicherten verarbeitet:
- Name, Vorname
- Geburtsdatum des Nutzers
- IdentDataTime:
(Zeitstempel für die vollzogene Identifizierung des Nutzers) - Schutzklasse für die Identifikation
- Identifizierungsverfahren
- Zusatz Meldeadresse: Anschrift
- Meldeadresse: Länderkennzeichen
- Meldeadresse: PLZ
- Meldeadresse: Straße
- Ende der Registrierung / Ja, oder Nein
- Zeitpunkt Registrierungsbeginn
- Titel
- Namenszusatz
- Vorsatzwort
- Geschlecht
- Vip – Kennzeichen
- ICCSN
- istNfcEgk (Dieser Wert gibt an, ob die im Aufruf bezeichnete eGK für „Near Field Communication“ (NFC) ausgerüstet ist)
- istPinBriefVersandt (Dieser Wert gibt an, ob zu der im Aufruf bezeichneten eGK vom Kartenpersonalisierer/Lettershop ein PIN-Brief versandt wurde)pinBriefVersandDatum (Zeitpunkt, an dem der PIN-Brief-Versand vom Kartenpersonalisierer/Lettershop dem KAMS [Kartenanwendungs-managementsystem] gemeldet wurde. Das Format entspricht der sog. UNIX-Zeit in Millisekunden (Anzahl der vergangenen Millisekunden seit dem 1.1.1970 um 00:00). Beispiel: Der 18.08.2020 um 12:22:50:500 Uhr entspricht dem Zeitstempel 1597746170500)]
2.5 Widerrufsmöglichkeiten für die Nutzung der ePA
Die unter diesem Abschnitt beschriebenen Datenverarbeitungen sind zur Bereitstellung der ePA zwingend erforderlich. Unser Versicherter kann seine Einwilligung zur Bereitstellung der ePA gleichwohl jederzeit widerrufen und gegenüber der BKK Diakonie die Löschung der ePA verlangen. Der Nutzer erklärt den Widerruf durch Entfernen des gesetzten Bestätigungshakens, schriftlich oder persönlich in der Geschäftsstelle.
3 IAM Registrierungsprozess für die ePA
3.1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Zur rechtssicheren Nutzung und Errichtung eines ePA-Kontos unseres Versicherten ist es erforderlich, ein Verifikations-Verfahren durchzuführen, um zu überprüfen, ob die Person, die sich für eine ePA registriert auch tatsächlich unser Versicherter ist. Für die Registrierung der der Nutzer benötigt die BITMARCK zur Durchführung des Registrierungsprozesses Daten. Diese Prozessabläufe sind nachfolgend beschrieben:
- Schritt: Der Versicherte installiert die ePA App und startet diese.
- Schritt: Der Versicherte klickt den Funktionsbutton „Registrieren“ an.
- Schritt: Der Versicherte gibt die folgenden Daten, gemäß der vorgegebenen Felder ein:
– E-Mail Adresse
– Krankenversicherungskarten Nummer
– PLZ
– Auswahl eines individuellen Passwortes
– Passwort Wiederholung
– ICCSN - Schritt: Der Versicherte bestätigt in der Checkbox, die Akzeptanz der Nutzungsbedingungen der ePA sowie zur Kenntnisnahme dieser Datenschutzerklärung, um die Registrierung abzuschließen.
Beim Registrierungsverfahren werden vorstehende Daten in einem technischem Container temporär gespeichert.
Nach Verifikation der eingegebenen Daten durch die BKK Diakonie wird der Versicherte als Nutzer der ePA angelegt und zur Nutzung freigeschaltet. Der Versicherte erhält hierzu eine Bestätigung der BKK Diakonie.
3.2 Erfassung der Daten für einen Fehlerreport
Die BKK Diakonie benötigt die im Folgenden aufgeführten Informationen, wenn ein Nutzer einen Fehler meldet und die Ursache analysiert werden muss. So ist etwa das benutzte Hardware Modell mit exaktem Softwarestand bis hin zur aktuellen Akku-Kapazität zu speichern erforderlich.
3.2.1 Automatisiert erfasste Daten
Folgende Standard-Felder werden von BSM automatisch aufgezeichnet:
3.2.1.1 DEVICE bezogene Daten
Wert | Beispiel |
Family | Nokia |
Model | Nokia 4.2 (QKQ1.191008.001) |
Architecture | arm64-v8a |
Battery Level | 100% |
Orientation | portrait |
Memory | Total: 2.8 GB / Free: 1.4 GB |
Capacity | Total: 20.2 GB / Free: 17.0 GB |
Simulator | False |
Boot Time | 2020-08-18T07:29:28.162Z |
Timezone | Europe/Amsterdam |
archs | [arm64-v8a, armeabi-v7a, armeabi] |
battery_temperature | 31.8 |
brand | Nokia |
charging | True |
connection_type | wifi |
language | de_DE |
low_memory | False |
manufacturer | HMD Global |
online | True |
screen_density | 1.875 |
screen_dpi | 300 |
screen_height_pixels | 1370 |
screen_resolution | 1370×720 |
screen_width_pixels | 720 |
3.2.1.2 APP bezogene Daten
Wert | Beispiel |
Start Time | 2020-08-18T07:52:25.904Z |
Bundle ID | com.rise_world.epa.integration.debug |
Bundle Name | ePA |
Version | 1.2.0 |
Build | 123070 |
3.2.1.3 OPERATING SYSTEM
Wert | Beispiel |
Name | Android |
Version | 10 (00EEA_2_290) |
Kernel Version | 4.9.186-perf+ |
Rooted | no |
3.2.2 Manuelle Daten
Folgende Informationen werden in der Applikation gesetzt:
3.2.2.1 USERID bezogene Daten:
Die UserId ist eine UUID und wird pro App Session neu generiert.
Wert | Beispiel |
ID | 66cfbd07-1881-4975-bc2f-41a81f9d0907 |
TAGS:
Wert | Beispiel | Erklärung |
androidSDK | 29 | Android SDK Version |
applicationId | com.rise_world.epa.integration.debug | App bundle name |
buildJob | epa-android/develop | Gitlab build job |
device | Nokia 4.2 | Gerätebezeichnung |
device.family | Nokia | Produktgruppe |
dist | 123070 | Gitlab-Pipeline-ID |
environment | debug | Umgebung |
fdvSdk | 1.2.0 | Android SDK |
fdvSdkModule | 1.2.2 | C++ SDK |
flavor | epaIntegration | App flavor |
gitHash | bc5853d | Git Hash |
level | error | Loglevel |
os Android | 10 | Android Version |
os.name | Android | Betriebsystemname |
os.rooted | no | Gerootetes Gerät |
release | 1.2.0 | App Release Version |
supportId | B88G-KDVD-YNEK | SupportID |
user | id:66cfbd07-1881-4975-bc2f-41a81f9d0907 | UserId |
3.6 Widerrufsmöglichkeiten für die Registrierung in der ePA
Die unter diesem Abschnitt beschriebenen Datenverarbeitungen sind zur Registrierung der ePA zwingend erforderlich. Unser Versicherter kann seine Einwilligung zur Registrierung der ePA gleichwohl jederzeit widerrufen und gegenüber der BKK Diakonie die Löschung der ePA verlangen. Hierzu muss der Versicherte in der ePA seine Einwilligung widerrufen oder diese schriftlich an die Krankenkasse senden.
4 Nutzung der elektronischen Patientenakte (ePA) / Datenspeicher über die App
4.1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
4.1.1 Start mit Login Maske
Der Nutzer / Die Nutzerin startet die App, nach erfolgter Registrierung und Identifizierung.
Zuerst erscheint die Login Maske, in die der Nutzer seine Zugangsdaten (Versichertennummer und Passwort) eingibt.
4.1.2 Nutzung der ePA
Nach Start der Anwendung werden drei Ansichten zu Auswahl angezeigt:
- Dokumente
- Berechtigungen
- Mein Profil
Der Nutzer / Die Nutzerin kann in jedem Reiter verschiedene Aktionen durchführen.
4.1.3 Reiter 1: Dokumente
Hier sieht der Nutzer / die Nutzerin eine Ansicht aller von ihm, oder von Dritten hochgeladene Dokumente. Es stehen die folgenden Aktionen zur Verfügung:
- Filtern
- Dokumente hochladen und hinzufügen
- Import von Dokumenten aus dritter Quelle
Es erfolgt immer eine Bestätigung für eine erfolgreiche Aktion, bzw. eine Fehlermeldung bei Nichterfolg.
Dem Nutzer / Der Nutzerin steht in der ePA-App eine Vorschau zur Betrachtung der Dokumente zur Verfügung, oder diese lassen sich mit einer anderen App optional, nach vorheriger Speicherung in seinem mobilen Endgerät öffnen.
Der Nutzer / Die Nutzerin kann die eingestellten Filter zurücksetzen, die Dokumente löschen, herunterladen und anschließend ausdrucken.
4.1.4 Reiter 2: Berechtigungen
In dieser Ansicht sind die folgenden Informationen und Funktionen enthalten.
- Welche Berechtigungen wurden durch den Benutzer schon vergeben
- Es können neue Berechtigungen eingerichtet werden
- Berechtigungen können wieder gelöscht werden.
4.1.5 Reiter 3: Mein Profil
In dieser Ansicht kann der Nutzer seine Einstellungen verwalten und zum Beispiel seine Zugangsdaten ändern.
4.1.5.1 Subreiter Protokoll
Der Nutzer kann in dieser Liste alle bislang erfolgten Zugriffe auf sein Aktenkonto einsehen.
Hier kann der Nutzer feststellen welcher Leistungserbringer wann welche Dokumente eingestellt oder auf diese zugegriffen hat.
- Er kann die Benachrichtigungsoptionen verwalten, die Berechtigungen ein- und ausschalten sowie die Berechtigungsanzeige ebenfalls aus-, einschalten
- Hat der Nutzer die Benachrichtigungen aktiviert, erscheint nach dem Login als erste Information, ob es ungelesene Protokolleinträge gibt.
- Er kann hier die von ihm für die Benutzung der ePA verwendeten Endgeräte verwalten
4.1.6 Reiter Information
In diesem Reiter stehen dem Nutzer zur Anwahl diese Themen bereit:
- Über die ePA
- Hilfe
- Rechtliche Hinweise
- Angabe zu Lizenzen Dritter
- Impressum
- Datenschutzerklärung
- Sicherheitshinweise
- App-Berichte senden
Zusätzlich stehen weitere Subreiter und Informationen bereit:
- Zur derzeit genutzten App Version
- Herstellerhinweise zur App
- Ein „debug Menue“
Es werden die Daten gespeichert, die der Nutzer in seinen ePA Ordner einstellt, bzw., die von Dritten in seine Aktenordner hochgeladen werden. Hierbei kann es sich auch um Gesundheitsdaten nach Artikel 9 der DSGVO handeln.
4.2 Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage für die Speicherung personenbezogener Daten in der ePA ist die Einwilligung des Nutzers gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, 9 DSGVO i.V.m. §§ 342 Abs. 1, 344 Abs. 1 Satz 1 SGB V.
4.2.1 Zweck der Datenverarbeitung
Zweck der Datenverarbeitung ist die Nutzung des ePA durch den Nutzer zur Archivierung und Nutzung seiner individuellen Gesundheitsinformationen.
4.2.2 Dauer der Speicherung
Die Daten werden durch den Nutzer gelöscht, wenn er entscheidet, dass die von ihm in der ePA gespeicherte Daten nicht mehr benötigt werden.
4.3 Widerspruchsmöglichkeit
Die unter diesem Abschnitt beschriebenen Datenverarbeitungen sind zur Nutzung der ePA zwingend durch unseren Versicherten erforderlich. Der Nutzer kann seine Einwilligung zur Nutzung der ePA gleichwohl jederzeit widerrufen, per Entfernen des gesetzten Bestätigungshakens in der ePA-App oder schriftlich und persönlich bei seiner Krankenkasse.
5 Kontaktvarianten
5.2 Chatbot
Die Beantwortung von Fragen zur ePA kann über einen automatisierten Chatbot erfolgen. Über den Chatbot erhalten die Versicherten Zugang zu standardisierten Supportprozessen und Leistungsinhalten des Versichertenhelpdesks (VHD) im Rahmen der ePA. Die grundsätzliche Funktionalität umfasst dabei
- Hinweisfunktion zur Abgrenzung Beratung Versicherungsverhältnis,
- Beantwortung von Fragen zur ePA,
- Dialog zur Annahme von Störungen mit Hinweis auf bestehende Störungen und der Möglichkeit sich zu einer solchen über die Erstellung eines Tickets zu registrieren,
- Möglichkeit zum Übergang in einen Live Chat-Dialog,
- Möglichkeit zur Platzierung eines Rückrufwunsches für ein dediziertes Zeitfenster innerhalb der Kernzeit.
Verarbeitete Daten sind hierbei die bereits von Ihnen hinterlegten Verifikationsdaten, sowie die von Ihnen freiwillig, im Chatbot eingegebenen Daten. Anfragen werden im Chatbot geloggt. Eine Erfassung von Kontaktdaten, sowie eine Dokumentation als Ticket erfolgt nicht.
Kann eine Frage zur ePA nicht im Chat mit dem Chatbot beantwortet werden oder benötigt der Nutzer anderweitige direkte Unterstützung– beispielsweise bei der Meldung einer Störung – besteht die Möglichkeit, diese ad hoc über einen Live-Chat anzufordern oder einen Rückrufwunsch anzufordern.
5.3 Vorgangsbearbeitungssystem (ITSM)
Alle Anfragen, welche der Chatbot nicht autark lösen kann, werden zur weiteren Bearbeitung in einem Ticketbearbeitungssystem erfasst und dokumentiert. Diese Anfragen werden persönlich von unseren Supportmitarbeitern bearbeitet.
Sollte der Nutzer diesbezüglich einen Rückruf wünschen, muss noch optional eine Telefonnummer eingegeben werden.
Gegebenenfalls muss zusätzlich noch eine Supportnummer auf Nachfrage durch den Nutzer eingegeben werden, diese wird durch das Verfahren automatisch erzeugt und dem Nutzer gegenüber dargestellt.
Sollten die gemeldeten Themen nicht durch diese Variante beantwortet werden können, wird ebenfalls automatisiert ein anlassbezogenes internes Bearbeitungsticket erstellt. Je nach Bedarf wird diese Anfrage an einen verantwortlichen Mitarbeiter weitergeleitet und – insofern diese Option durch den Nutzer gewählt wurde – ein Rückruf initiiert.
Nimmt ein Nutzer die Möglichkeit des Rückrufs wahr, so werden die in der Eingabemaske eingegeben Daten an die BKK Diakonie übermittelt und gespeichert.
Die folgenden Daten sind durch den Nutzer einzugeben:
- Name
- Kassenzugehörigkeit
- E-Mail-Adresse
5.4 Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da die im Rahmen der Kontaktaufnahme durchgeführten Datenverarbeitungsvorgänge für die ordnungsgemäße Abwicklung des Nutzungsvertrags mit dem Nutzer über die ePA erforderlich sind.
5.6 Dauer der Speicherung
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind und keine Aufbewahrungspflichten mehr bestehen. Dies ist der Fall, wenn die Kasse entscheidet, dass spätestens drei Jahre nach Schließung des Vorgangstickets diese Daten gelöscht werden sollen.
5.7 Speicherorte aller ePA spezifischen Daten
Betreiber | Anwendung | Datentyp |
BITMARCK Service GmbH RZ Essen | IAM Modul | Digitale Identität und den damit verbundenen Stammdaten |
SigD (Signaturdienst) | Al.vi (Alternative Versichertenidentität) Identität) |
BITMARCK Technik GmbH RZ Hamburg | PKI und OCSP-Responder | Zertifikate für eGK und al.vi, Zertifikatsstatus |
EGS (Elektronisches Gesundheitssystem) | Verifikation des IAM Nutzers und der damit verbundenen Stammdaten | |
KVS (Kontenverwaltungssystem) | Metadaten der elektronischen Akte | |
Aktensystem (inkl. Schlüsselgenerierungsdienst 1 | Verschlüsselungsdaten | |
Nutzer bezogene Dokumente und deren Metadaten, |
Deutsche Post AG | POSTIDENT-Verfahren | Identifizierungsdaten der Versicherten |
